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Die Erstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung ist Pflicht (OR 323b Abs. 1). Nicht abschliessend geregelt ist, ob auch bei mehreren Lohnzahlungen in einem Monat lediglich eine kumulierte Abrechnung ausreicht. Usus ist, pro Lohnzahlung eine Abrechnung zu erstellen. Spätestens seit 2021 macht das insbesondere für quellensteuerpflichtige Personen durchaus Sinn, weil so die steigende Progressionsstufe sauber nachvollziehbar ausgewiesen werden kann.
Zentral ist, dass die Lohnabrechnung schriftlich erstellt wird. Ob physisch oder elektronisch ist zweitrangig, solange der Datenschutz gewährt ist. Arbeitgebende, welche keine Lohnabrechnung ausstellen, erfüllen ihre Fürsorgepflicht nicht.
Die Lohnabrechnung ist wichtig
Der gesetzlichen Pflicht zum Trotz geniesst die Lohnabrechnung insbesondere bei der Arbeitnehmerschaft nicht all zu viel Aufmerksamkeit. Zu Unrecht, denn die Lohnabrechnung zeigt ausführlich, wie der ausbezahlte Nettolohn entstanden ist. Das ist erst mal nicht sonderlich spektakulär, aber:
Alle Lohnabrechnungen des Jahres bilden in der Summe die Basis für den Lohnausweis. Wer Leistungen von Sozialversicherungen beziehen will – sei es Lohnfortzahlung oder Rente – benötigt oft den Lohnausweis und/oder die Lohnabrechnungen für die Leistungsbemessung oder als Beweismittel dafür, dass er/sie Versicherungsbeiträge bezahlt hat. Das ist notabene auch der Grund, weshalb zumindest die Lohnausweise allesamt bis zur Pension aufbewahrt werden sollten.
Inhalt der Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung muss alle relevanten Einzelheiten zeigen, gleichzeitig soll sie von allen Arbeitnehmenden verstanden werden.
Erhält der/die Arbeitnehmende nur einen Monatslohn und allenfalls Naturalleistungen, sind die Vorgaben verhältnismässig einfach umsetzbar. Eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen kann aber durchaus seine Tücken haben, wenn Lohnbestandteile wie Lohnfortzahlung, Versicherungstaggelder, Stundenlohn (Ferienthematik), variable Bonuszahlungen, Gratifikationen oder Sonderentschädigungen wie Kurzarbeit abzurechnen sind. Zusätzlich erschwerend ist, dass immer öfter Arbeitsverhältnisse mit internationalem Bezug zu administrieren sind. Multi- oder bilaterale Abkommen sind dabei zu berücksichtigen und bei der Besteuerung von Arbeitnehmenden aus dem Ausland sind unzählige Details zu beachten.
Hinter einzelnen Zahlen können umfangreiche Berechnungen stehen, welche auf der Lohnabrechnung eventuell schlicht keinen Platz finden. In solchen Fällen empfiehlt sich die Erstellung eines Zusatzblattes mit erklärenden Details.
Einfach zu verstehende Positionen sollten aber detailliert aufgeführt werden. So dürfen die Abzüge für die verschiedenen Sozialversicherungen nicht in einem kumulierten Abzug aufgeführt werden. Verschiedene effektiv angefallene Spesenpositionen hingegen können unter «Spesen gemäss Belegen» subsummiert werden.
Prosa auf der Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung ist ein zahlenlastiges Dokument. Textpassagen können aber in bestimmten Bereichen für klare Verhältnisse sorgen.
Arbeitgebende sind beispielsweise gut beraten, für allfällig zu hohe oder im Voraus vergütete Lohnbestandteile sowie für vorbezogene Ferien einen Vorbehalt auf der Lohnabrechnung aufzuführen. Damit kann verhindert werden, dass dem/der Arbeitnehmenden bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses die zu viel gewährten Leistungen nicht mehr verrechnet werden können.
Die Verantwortung zur Erstellung einer korrekten Abrechnung verbleibt immer bei der Arbeitgeberschaft, auch wenn auf der Lohnabrechnung ein Vermerk im Sinne von «Beanstandungen sind innert X Tagen zu melden…» eingebaut wird. Denn sollte der/die Arbeitnehmende irgendwann feststellen, dass ihm/ihr zu wenig Lohn vergütet wurde, gilt die Verjährungsfrist gemäss OR 129.
